Im Zusammenhang mit Personaldossiers stellen sich dem Arbeitgeber insbesondere folgende Fragen: Welche Daten dürfen gesammelt werden? Wie lange dürfen sie aufbewahrt werden? Welche Ansprüche hat der Arbeitnehmer? Was ist bei der elektronischen Erfassung bzw. Führung speziell zu beachten?
Datenschutz
Der Arbeitgeber darf Daten über den Arbeitnehmer nur bearbeiten, soweit sie dessen Eignung für das Arbeitsverhältnis betreffen oder zur Durchführung des Arbeitsvertrages erforderlich sind (OR 328b). Zudem sind die Bestimmungen des Datenschutzgesetzes (DSG) anwendbar. Gemäss DSG 3 lit. e gilt als „bearbeiten“ jeder Umgang mit Personendaten, unabhängig von den angewandten Mitteln und Verfahren, insbesondere das Beschaffen, Aufbewahren, Verwenden, Umarbeiten, Bekanntgeben, Archivieren oder Vernichten von Daten. Dabei gelten die allgemeinen Grundsätze des DSG: Rechtmässigkeit, Erkennbarkeit, Verhältnismässigkeit, Richtigkeit und Zweckmässigkeit. Danach dürfen nur Daten gesammelt werden, die ohne Drohung oder Täuschung und im Wissen des Arbeitnehmers erhoben worden sind. Es dürfen nur so viele Daten wie nötig und so wenige wie möglich gesammelt werden. Die Daten müssen richtig sein und dürfen nur zu dem Zweck bearbeitet werden, der bei der Datenbeschaffung angegeben wurde. Zudem hat der Arbeitgeber sicherzustellen, dass die Daten gegen unberechtigten Zugriff geschützt sind. Die Daten des Personaldossiers dürfen nur durch den Personaldienst bearbeitet werden und nur an jene Stellen gelangen, die daran ein berechtigtes, auf den Arbeitsplatz bezogenes Interesse haben.
Inhalt und Aufbewahrung
Zum Personaldossier gehört alles, was über einen Arbeitnehmer hinsichtlich Entstehung, Verlauf und Beendigung des Arbeitsverhältnisses aufgezeichnet wird. Die wichtigsten Daten gemäss eidgenössischem Datenschutz-und Öffentlichkeitsbeauftragten EDÖB (www.edoeb.admin.ch) sind: Personalien und Adressdaten, Bewerbungsunterlagen, Referenzauskünfte, graphologische Gutachten, Testunterlagen, Arbeitsvertrag, Angaben über Arbeitsausfälle und Ferien, Lohn- und Versicherungsdaten, Beurteilungen, Weiterbildung und Laufbahnplanung, Disziplinarmassnahmen (Verwarnungen, Verweise, Bussen), Korrespondenzen zwischen Arbeitgeber und Angestellten, Aktennotizen über besondere Vorkommnisse, Registerauszüge und Arztzeugnisse.
Der EDÖB empfiehlt eine regelmässige Triage des Personaldossiers, in der Regel jedes zweite Jahr. Nicht mehr benötigte Unterlagen sollten entfernt werden. Der Arbeitgeber darf (und muss) aber diejenigen Daten weiterhin aufbewahren, die er zur Erfüllung gesetzlicher und vertraglicher Pflichten oder zur Geltendmachung eigener Ansprüche gegenüber dem Arbeitnehmer bzw. zur Abwehr von dessen Forderungen in allfälligen Rechtsstreitigkeiten benötigt. Nach vorherrschender Auffassung verjährt der Anspruch auf Ausstellung und Berichtigung eines Arbeitszeugnisses nach zehn Jahren. Das heisst so lange dürfen (und müssen) die dafür benötigten Daten aufbewahrt werden. Wer nach OR 957 ff. zur Buchführung und Rechnungslegung verpflichtet ist, hat u.a. die Geschäftsbücher und die Buchungsbelege während zehn Jahren aufzubewahren. Zu den Geschäftsbüchern gehört auch die Lohnbuchhaltung mit allen relevanten Lohndaten. Während 15 Jahren nach Ablauf der Steuerperiode aufbewahren muss der Arbeitgeber steuerrelevante Mitarbeiterdaten (Quellensteuer), aus welchen die jeweilige Lohnhöhe ersichtlich ist. Da die Aufbewahrungsdauer vom Erstellungsdatum einer Personalakte abhängig ist, empfiehlt der EDÖB, auf jedem Dokument des Personaldossiers das Erstellungsdatum sowie die entsprechende Aufbewahrungsdauer gut sichtbar anzubringen. Dadurch wird die Kontrolle und entsprechende regelmässige Triage erleichtert.
Auskunftsrecht des Arbeitnehmers
Arbeitnehmer haben jederzeit ein Recht auf Auskunft über den Inhalt ihres Personaldossiers. Der Arbeitnehmer muss weder ein schützenswertes Interesse noch eine Persönlichkeitsverletzung glaubhaft machen und das Auskunftsbegehren auch nicht begründen. Gemäss DSG 8/2 lit. a erstreckt sich das Auskunftsrecht auf alle über eine Person in einer Datensammlung vorhandenen Daten, d.h. auf alle Angaben, die sich auf diese Person beziehen und ihr zugeordnet werden können. Es spielt dabei keine Rolle, ob es sich um Tatsachenfeststellungen oder um Werturteile handelt. Unerheblich ist auch die Art der Speicherung. Schliesslich kommt es auch nicht auf die Bezeichnung der Datensammlung durch den Inhaber an. Das Auskunftsrecht kann nicht dadurch unterlaufen werden, dass z.B. neben der „offiziellen“ Datensammlung auch eine „inoffizielle“ geführt wird (BGE 125 II 473). Vom Auskunftsrecht ausgenommen sind jedoch persönliche Notizen des Vorgesetzten, die Dritten nicht bekannt gegeben werden müssen, wie Gedächtnisstützen für Mitarbeitergespräche oder interne Akten zur Willensbildung. Wird ein Auskunftsgesuch gestellt, so darf die Auskunft nur ausnahmsweise und nur in begründeten Fällen beschränkt, verweigert oder aufgeschoben werden (DSG 9/4). Solche Ausnahmen können bestehen, wenn überwiegende private oder öffentliche Interesse dem Auskunftsrecht entgegenstehen. Es ist jeweils eine Verhältnismässigkeitsprüfung vorzunehmen.
Die Auskunft ist vom Arbeitgeber in der Regel schriftlich, in Form eines Ausdrucks oder einer Fotokopie und kostenlos zu erteilen (DSG 8/5). Im Einverständnis mit dem Arbeitgeber kann auch eine Einsichtnahme vor Ort oder eine mündliche Auskunftserteilung vereinbart werden. Nicht durchsetzbar sind Auskunftsrechte bei hängigen Zivilprozessen. Die Auskunft oder der begründete Entscheid über die Beschränkung ist innert 30 Tagen seit dem Eingang des Auskunftsbegehrens zu erteilen. Kann diese Frist nicht eingehalten werden, muss der Arbeitgeber den Arbeitnehmer hierüber benachrichtigen und ihm die Frist mitteilen, in der die Auskunft erfolgen wird (VDSG 1/4).
Elektronische Form
Die elektronische Erfassung bzw. Führung von Personaldossiers ist zulässig. Problematisch wird es jedoch bei Bestimmungen, für die das Gesetz die Schriftform als Gültigkeitserfordernis vorsieht. Denn gemäss OR 14/1 ist hier die Unterschrift eigenhändig zu schreiben. Durch das Scannen beispielsweise des Arbeitsvertrags verlieren die Unterschriften diese Qualität, was bedeutet, dass z.B. die vertragliche Wegbedingung des Überstundenzuschlags (OR 321c/3), die Abänderung der Probezeit (OR 335b/2) und der gesetzlichen Kündigungsfristen (OR 335c/2) oder das Konkurrenzverbot (OR 340/1) keine Gültigkeit mehr hätten. Der eigenhändigen Unterschrift gleichgestellt ist jedoch die mit einem qualifizierten Zeitstempel verbundene qualifizierte elektronische Signatur gemäss Bundesgesetz über die elektronische Signatur (OR 14/2bis). Ansonsten sollten die Arbeitsverträge unbedingt weiterhin auch im Original aufbewahrt werden.
Berücksichtigte Literatur: „Fragen und Antworten rund ums Personaldossier“ von Barbara Meyer, in DER SCHWEIZER TREUHÄNDER 2015/5.
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