Der Nachweis von Berufsauslagen und die Rückerstattung zu viel bezahlter Kosten (Bundesgerichtsurteil 4A_249/2025 vom 8. Oktober 2025)

Die Übernahme von Berufsauslagen stellt eine wesentliche Pflicht des Arbeitgebers dar, die sich aus dem Arbeitsvertrag ergibt. Obwohl die Grundsätze für die Rückerstattung von vom Arbeitnehmer getragenen Auslagen etabliert sind, werfen gewisse praktische Fragen weiterhin Schwierigkeiten auf – insbesondere dann, wenn der Arbeitgeber eine Geschäftskreditkarte zur Verfügung stellt, die für berufliche Auslagen verwendet werden kann. In einem jüngeren Urteil (4A_249/2025) hat sich das Bundesgericht zu den jeweiligen Pflichten der Parteien hinsichtlich Abrechnung, Beweisführung und Rückerstattung solcher Spesen geäussert.

Anwendbare Bestimmungen

Gemäss Art. 327a Abs. 1 OR hat der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer alle durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen zu ersetzen sowie bei Arbeit an auswärtigen Arbeitsorten die erforderlichen Aufwendungen für den Unterhalt zu vergüten. Die Rückerstattung erfolgt gleichzeitig mit der Lohnzahlung aufgrund der vom Arbeitnehmer erstellten Abrechnung, sofern nicht eine kürzere Frist vereinbart oder üblich ist (Art. 327c Abs. 1 OR).

Pflicht zur Erstellung einer Abrechnung und Beweislast

Sofern die Parteien nichts anderes vereinbart haben, ist der Arbeitnehmer verpflichtet, eine Abrechnung über die entstandenen Auslagen zu erstellen. Diese Rechenschaftspflicht obliegt dem Arbeitnehmer, da nur er weiss, welche Ausgaben für welche Tätigkeit tatsächlich angefallen sind. Damit der Arbeitgeber die Berechtigung des Rückerstattungsanspruchs überprüfen kann, muss die Abrechnung detailliert sein und nach Möglichkeit Belege enthalten (BGer-Urteil 4C.263/2001 vom 22. Januar 2002).

Es obliegt also dem Arbeitnehmer, dem Arbeitgeber die Notwendigkeit und die Höhe jeder einzelnen Ausgabe nachzuweisen (BGE 131 III 439).

Zurverfügungstellung einer Geschäftskreditkarte

Im Urteil 4A_249/2025 stellte sich die Frage, ob dieselben Regeln gelten, wenn dem Arbeitnehmer eine dem Unternehmen gehörende Kredit- oder Debitkarte zur Verfügung gestellt wird, mit welcher er seine Berufsauslagen direkt bezahlen kann.

Das Bundesgericht bejahte dies: Übergibt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer eine Bankkarte («Geschäftskarte») für Berufsauslagen, gelten dieselben Regeln – unabhängig davon, ob es sich um eine Kredit- oder Debitkarte handelt. Nach Auffassung des Bundesgerichts ist diese Situation vergleichbar mit jener, in welcher der Arbeitgeber einen Vorschuss gemäss Art. 327c Abs. 2 OR gewährt. Der einzige Unterschied besteht darin, dass bei der Geschäftskarte der Arbeitgeber die Auslagen direkt bezahlt, anstatt dem Arbeitnehmer periodisch Geld als Spesenvorschuss auszuzahlen.

Eine solche Karte vereinfacht zwar die interne Spesenverwaltung. Dennoch bleibt der Arbeitnehmer verpflichtet, über seine Ausgaben Rechenschaft abzulegen und deren Notwendigkeit sowie Höhe nachzuweisen, sofern im Vertrag nichts anderes vereinbart wurde.

Rückerstattung von Vorschüssen oder mit der Karte bezahlten Kosten

Bezugnehmend auf die Rechtsprechung zu Akontozahlungen, insbesondere im Zusammenhang mit Nebenkosten im Mietrecht, hält das Bundesgericht fest, dass der Arbeitgeber, der Spesen vorschiesst oder eine Geschäftskarte zur Verfügung stellt, lediglich provisorische Zahlungen leistet – unter Vorbehalt einer späteren korrekten Spesenabrechnung durch den Arbeitnehmer.

Naturgemäss kann der Vorschuss des Arbeitgebers sowohl höher als auch tiefer sein als die tatsächlichen Ausgaben des Arbeitnehmers. Die Differenz zwischen den geleisteten Vorschüssen und den effektiv entstandenen Kosten ist im Rahmen der definitiven Abrechnung auszugleichen – entweder durch eine Nachzahlung des Arbeitgebers oder durch eine Rückerstattung des Arbeitnehmers.

Dasselbe gilt bei einer Geschäftskarte: Der Arbeitnehmer muss dem Arbeitgeber jene Auslagen zurückerstatten, die nicht notwendig waren, also Geldbeträge, die zwar über die Karte belastet wurden, jedoch keine Berufsauslagen im Sinne von Art. 327a OR darstellen. Übersteigen die erhaltenen Vorschüsse die tatsächlichen Auslagen des Arbeitnehmers, ist die Differenz sofort rückzahlbar (BGer-Urteil 4C.263/2001).

Die Pflicht des Arbeitnehmers zur Rechenschaftsablegung sowie die Pflicht des Arbeitgebers zur Gewährung eines Vorschusses oder zur Überlassung einer Geschäftskarte ergeben sich aus dem Arbeitsverhältnis. Der Arbeitsvertrag bildet daher die Grundlage für den Rückerstattungsanspruchs. Das Bundesgericht gelangt deshalb zum Schluss, dass der Rückforderungsanspruch vertraglicher Natur ist.

Achtung: Sonderfall bei genehmigter Abrechnung

Wurde jedoch eine Abrechnung vom Arbeitnehmer erstellt und vom Arbeitgeber akzeptiert, kann Letzterer die Rückerstattung eines zu viel bezahlten Betrags nur noch gestützt auf die Regeln der ungerechtfertigten Bereicherung (Art. 62 ff. OR; BGE 133 III 356) geltend machen.

Der Arbeitgeber muss in diesem Fall die Voraussetzungen der ungerechtfertigten Bereicherung nachweisen, insbesondere, dass die ursprünglich anerkannte Zahlung letztlich ohne gültigen Rechtsgrund erfolgt ist. Die Beweislast liegt in diesem Fall beim Arbeitgeber, der ab Kenntnis seines Rückforderungsanspruchs nur über eine (kurze) Frist von drei Jahren verfügt, um diesen durchzusetzen.

Das Urteil 4A_249/2025

Im konkreten Bundesgerichtsurteil verlangte der Arbeitgeber vom Arbeitnehmer die Rückerstattung von Beträgen, die bereits über die Geschäftskarte abgebucht worden waren, jedoch vom Arbeitgeber nicht als notwendige Auslagen betrachtet wurden.

Der Arbeitnehmer war der Auffassung, dass ihn keine Pflicht zur Erstellung einer Abrechnung treffe, da die Auslagen direkt mit der Geschäftskare bezahlt worden seien. Ebenso sei er nicht verpflichtet, die Berechtigung dieser Auslagen nachzuweisen. Seiner Meinung nach hätte vielmehr der Arbeitgeber beweisen müssen, dass dieser die Beträge «ohne Rechtsgrund» bezahlt oder einen Schaden erlitten habe.

Gestützt auf die zuvor geschilderten Überlegungen hielt das Bundesgericht fest, dass die Pflicht des Arbeitnehmers, das Vorliegen der beruflichen Auslagen geltend zu machen und deren Nachweis zu erbringen auch dann gilt, wenn diese bereits mittels Geschäftskarte bezahlt wurden. Der Arbeitgeber muss somit behaupten und beweisen, dass er die Auslagen des Arbeitnehmers über die Geschäftskarte beglichen hat; der Arbeitnehmer wiederum muss die Notwendigkeit und Höhe jeder einzelnen Ausgabe darlegen und beweisen – sofern für die betreffende Abrechnungsperiode kein Saldo erstellt und anerkannt wurde.

Da im konkreten Fall keine vom Arbeitgeber genehmigte Abrechnung vorlag, wurde der Arbeitnehmer zur Rückerstattung jener Auslagen verurteilt, deren Berechtigung er nicht nachweisen konnte.

Fazit

Erfolgt die Spesenvergütung auf Grundlage der tatsächlich entstandenen Kosten (und nicht pauschal), muss der Arbeitnehmer eine detaillierte Abrechnung erstellen und seine Auslagen belegen – unabhängig davon, ob er deren Kosten zunächst selbst vorschiessen muss, einen Vorschuss vom Arbeitgeber erhält oder über eine Geschäftskarte verfügt.

Kann der Arbeitnehmer keinen ausreichenden Nachweis über die entstandenen Kosten erbringen, ist der Arbeitgeber berechtigt, die Rückerstattung nicht belegter Belastungen nach Ablauf der betreffenden Abrechnungsperiode zu verlangen.

Übermittelt der Arbeitnehmer eine Spesenabrechnung, sollte der Arbeitgeber deren Inhalt sorgfältig prüfen. Die Genehmigung der geltend gemachten Spesen erschwert nämlich eine spätere Rückforderung erheblich, da ein allfälliger Streitfall dann nach den strengeren Regeln der ungerechtfertigten Bereicherung beurteilt würde.

Für weitere Informationen zur Rückerstattung von Berufsauslagen verweisen wir auf unsere Publikation «Auslagenersatz» vom 19. April 2024.