Die Veranlagungsbehörde darf nicht prüfen, ob die einem Arbeitnehmer erstattete Pauschalentschädigung in Anwendung eines von der Steuerbehörde genehmigten Spesenreglements seinen effektiven Auslagen entspricht.
Das Bundesgericht hat kürzlich die Begründetheit einer Entscheidung der Waadtländer Steuerbehörde geprüft, die eine von einem Arbeitnehmer erhaltene pauschale Spesenentschädigung gestützt auf ein von der Genfer Steuerbehörde genehmigtes Spesenreglement nicht anerkennen wollte. Die Waadtländer Steuerbehörde begründete ihren Entscheid dahingehend, dass die Spesenentschädigung nicht den effektiven Auslagen des Arbeitnehmers entsprach (BGE 148 II 504).
Dabei erinnerte das Bundesgericht zunächst daran, dass die Fahrten des Arbeitnehmers mit seinem Privatfahrzeug zwischen dem Arbeitsort und der tatsächlichen Arbeitsausführung Auslagen darstellen, die durch die Ausführung der Arbeit entstehen und daher vom Arbeitgeber zu ersetzen sind (Art. 327a Abs. 1 OR). Der Auslagenersatz stellt kein Einkommen dar, da er tatsächlich auf Rechnung und im Auftrag des Arbeitgebers getätigte Ausgaben deckt. Er ist daher nicht steuerpflichtig. Übersteigt die pauschale Entschädigung jedoch die effektiven Auslagen, muss der übersteigende Teil als steuerpflichtiges Nebeneinkommen betrachtet werden.
Das Bundesgericht stellte klar, dass bei einer Rückerstattung gestützt auf eine von der Steuerbehörde genehmigten Spesenregelung nicht überprüft werden kann, ob die pauschale Entschädigung den effektiven Kosten entsprach. Dies liegt daran, dass die Vereinbarung im Voraus zwischen dem Arbeitgeber und der Steuerbehörde getroffen wurde. Die Waadtländer Steuerbehörde musste den Betrag daher vorbehaltlos akzeptieren, insoweit er der im Reglement vorgesehenen Pauschale entsprach. Das gilt selbst dann, wenn das Reglement von der Steuerbehörde eines anderen Kantons nach dem Grundsatz von Treu und Glauben akzeptiert worden war.
Wir weisen darauf hin, dass ein solches Reglement für die Ausgleichskasse nicht bindend ist, da sie die Anwendung verweigern kann, wenn sie die vorgesehenen Beträge für überhöht erachtet. Es wird daher dringend empfohlen, es auch von der Kasse genehmigen zu lassen, um sicherzustellen, dass sie die Berechtigung der Rückerstattung nicht in Frage stellt. Andernfalls besteht das Risiko, dass der überhöhte Anteil als sozialversicherungspflichtiger Lohn betrachtet wird.
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