La preuve des frais professionnels et le remboursement du trop-perçu (arrêt du Tribunal fédéral 4A_249/2025 du 8 octobre 2025)

La prise en charge des frais professionnels constitue une obligation essentielle de l’employeur découlant du contrat de travail. Si les principes applicables au remboursement des dépenses engagées par le travailleur sont bien établis, certaines questions pratiques continuent néanmoins de susciter des difficultés, en particulier lorsque l’employeur met à disposition une carte bancaire d’entreprise destinée au paiement des frais professionnels. Dans un arrêt récent (4A_249/2025), le Tribunal fédéral a été amené à préciser les obligations respectives des parties en matière de décompte, de preuve et de remboursement des frais dans une telle configuration.

Règles applicables

En vertu de l’art. 327a al. 1 du Code des obligations (CO), l’employeur doit rembourser au travailleur tous les frais imposés par l’exécution du travail et, lorsque le travailleur est occupé en dehors de son lieu de travail, les dépenses nécessaires pour son entretien. Le remboursement des frais a lieu en même temps que le paiement du salaire sur la base du décompte établi par le travailleur, à moins qu’un délai plus court ne soit convenu ou usuel (art. 327c al. 1 CO).

L’obligation d’établir un décompte et le fardeau de la preuve

À moins que le contraire n’ait été prévu par les parties, le travailleur est tenu d’établir un décompte des frais encourus. Cette obligation de rendre compte incombe au travailleur, car lui seul est en mesure de savoir quelles dépenses ont effectivement été engagées et pour quelle tâche. Afin que l'employeur puisse vérifier le bien-fondé de la demande de remboursement, le décompte doit être détaillé et contenir, si possible, les justificatifs (arrêt du TF 4C.263/2001 du 22 janvier 2002).

Il revient au travailleur de prouver à l'employeur la nécessité et le montant de chaque dépense (ATF 131 III 439).

La mise à disposition d’une carte bancaire d’entreprise

Dans l’arrêt 4A_249/2025, la question se posait de savoir si les mêmes règles s’appliquent lorsque le travailleur bénéficie d’une carte (de crédit ou de débit) appartenant à l’entreprise, avec laquelle il peut directement payer ses frais professionnels. 

Le Tribunal fédéral (TF) a répondu par l’affirmative : si l'employeur remet au travailleur une carte bancaire (« carte d'entreprise ») pour ses frais, qu'il s'agisse d'une carte de crédit ou d'une carte de débit, les règles sont les mêmes. Pour le TF, cette situation est comparable à celle où l'employeur verse une avance (art. 327c al. 2 CO) pour des dépenses régulières, la seule différence résidant dans le fait qu’avec la carte bancaire, l’employeur règle directement les dépenses du travailleur, au lieu de lui verser périodiquement de l’argent à titre d’avance sur frais. Une telle carte bancaire simplifie le traitement des frais, c’est-à-dire la gestion des frais à l’interne. Pour autant, le travailleur doit rendre compte de ses dépenses et il lui incombe toujours de prouver et de justifier la nécessité et le montant de celles-ci, sauf convention contraire dans le contrat.

Le remboursement des avances ou des montants payés avec la carte

Se référant à la jurisprudence relative au versement d’acomptes, notamment en lien avec les charges locatives en droit du bail, le TF retient que l'employeur qui avance les frais ou remet au travailleur une carte d'entreprise procède par ce biais à des paiements provisoires effectués sous réserve d'un décompte ultérieur correct des frais par le travailleur. Par nature, l'avance de l'employeur peut être aussi bien supérieure qu'inférieure aux dépenses effectives du travailleur. La différence entre les avances de frais versées et les frais effectifs constatés lors du décompte correct doit être compensée, que ce soit par un « versement complémentaire » de l’employeur ou par un remboursement du travailleur. Il en va de même pour une carte d’entreprise. Dans ce cas également, le travailleur doit rembourser à l’employeur les frais non nécessaires, c’est-à-dire les frais débités de la carte alors même qu’ils ne constituaient pas des frais professionnels au sens de l’art. 327a CO. Si l'avance de frais reçue par le travailleur dépasse ses dépenses effectives, la différence est immédiatement exigible (arrêt du TF 4C.263/2001).

L'obligation de rendre compte qui incombe au travailleur et l'obligation de l'employeur de lui verser une avance ou de lui remettre une carte bancaire découlent du rapport de travail. Le contrat de travail constitue donc le fondement de la demande de remboursement. Le TF arrive dès lors à la conclusion que le droit à restitution est de nature contractuelle.

Attention toutefois : si un décompte a été établi par le travailleur et qu’il a été accepté par l’employeur, ce dernier ne peut réclamer le remboursement du trop-perçu qu’en se fondant sur les règles de l’enrichissement illégitime (art. 62ss CO ; ATF 133 III 356). L’employeur devra alors établir les conditions de l’enrichissement illégitime, en particulier que le paiement reconnu précédemment ne reposait finalement sur aucune cause valable. Le fardeau de la preuve incombe donc dans ce cas à l’employeur, qui dispose d’un (court) délai de trois ans pour agir à compter du jour où il a eu connaissance de son droit de répétition.

L’arrêt 4A_249/2025

Dans l’affaire ayant donné lieu à l’arrêt 4A_249/2025, l’employeur réclamait au travailleur le remboursement de dépenses déjà réglées par la carte bancaire de l’entreprise, mais que l’employeur n’estimait pas nécessaire. Le travailleur considérait que, les frais ayant été payés par la carte de l’entreprise, il n’avait aucune obligation d’établir un décompte et qu’il ne lui incombait pas de prouver le bien-fondé de ces frais. Selon lui, il revenait à l’employeur d’apporter la preuve qu’il avait remboursé ces frais « sans cause », voire qu’il avait subi un dommage.

Se basant sur les considérations qui précèdent, le TF retient que l’obligation qui incombe au travailleur de faire valoir l'existence des frais et d'en apporter la preuve vaut également dans la situation où les frais ont déjà été payés par carte bancaire. L'employeur doit donc alléguer et prouver qu'il a réglé les dépenses du salarié par carte, tandis que le salarié doit alléguer et prouver la nécessité et le montant de chaque dépense, dans la mesure où aucun solde n'a été établi pour la période de décompte et où celui-ci n'a pas été reconnu. Dans le cas d’espèce, aucun décompte n’ayant été validé par l’employeur, le travailleur a été condamné au remboursement des frais dont il n’a pu prouver le bien-fondé.

Conclusion

Lorsque le remboursement de frais a lieu sur la base des frais effectifs (et non d’un forfait), le travailleur doit établir un décompte détaillé et apporter la justification de ses dépenses, peu importe s’il doit en avancer le paiement, s’il bénéficie d’une avance de son employeur ou encore si une carte bancaire d’entreprise lui a été remise. A défaut d’avoir apporté la preuve suffisante, l’employeur sera fondé à réclamer le remboursement des frais débités sans justification dès la fin de la période de référence. Par ailleurs, lorsqu’un décompte est transmis par le travailleur, l’employeur doit en vérifier attentivement le contenu, dès lors que l’acceptation des frais présentés aura pour effet de compliquer toute demande de remboursement ultérieure en déplaçant le litige sur le terrain, plus exigeant, de l’enrichissement illégitime.

Pour plus d’informations sur le remboursement des frais professionnels, voir notre publication « Le remboursement des frais » du 19 avril 2024.